Datenschutzerklärung

Diese Hinweise gelten für unsere öffentliche Website, Kontaktanfragen und Warteliste sowie für die angemeldete Carei-App mit KI-gestütztem Gesprächstraining.

1. Verantwortliche und Kontakt

Verantwortliche Betreiber sind Frederik Kiel und Jakob Richter, Ginsterweg 13, 38126 Braunschweig, Deutschland. Bei Fragen zur Verarbeitung deiner Daten kannst du dich an hallo@carei.de wenden.

2. Aufruf der Website und Hosting

Für den Betrieb unserer Website und die Bereitstellung ihrer Funktionen nutzen wir den Hosting-Dienstleister Vercel Inc. Vercel verarbeitet dabei personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten wie IP-Adresse und Informationen zur angefragten Ressource verarbeitet, damit Inhalte ausgeliefert und Anfragen bearbeitet werden können. Beim Hosting können Betriebs-, Fehler- und Sicherheitsprotokolle anfallen.

3. Kontaktformular, E-Mail und Warteliste

Das Kontaktformular übermittelt deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Nachricht an unsere Serverfunktion. Die Nachricht wird über Google Workspace per E-Mail direkt an unser Postfach frederik@carei.de versendet. Unsere öffentliche Kontaktadresse hallo@carei.de ist ein Alias dieses Postfachs. Deine E-Mail-Adresse wird als Antwortadresse verwendet, damit wir deine Anfrage beantworten können.

Das Formular speichert deine Nachricht nicht zusätzlich in der App-Datenbank. Die versendete Nachricht wird im E-Mail-System verarbeitet. Bitte sende keine Gesundheitsdaten oder Angaben zu identifizierbaren Pflegebedürftigen. Das Formular versendet keine automatische Bestätigung an die eingegebene Adresse.

Wenn du dich auf die Warteliste setzt, verarbeiten wir Firmenname, Name und E-Mail-Adresse, um dich zum gewünschten Einstieg bei Carei zu kontaktieren. Das Formular versendet diese Angaben über unser E-Mail-System an hello@carei.de; es legt keinen zusätzlichen Wartelisteneintrag in der App-Datenbank an. Die Anmeldung erstellt noch keinen persönlichen Zugang oder Workspace. Wenn du nicht mehr auf der Warteliste stehen möchtest, schreibe uns an hallo@carei.de.

4. Zugang, Profil und angemeldetes Training

Die Anmeldung und App-Datenbank verwenden Supabase. Unser Datenbankprojekt ist in der Region Frankfurt (Deutschland) eingerichtet. Dabei werden unter anderem Anmeldedaten, Profilangaben, Alias, Organisationszuordnung und Sitzungsinformationen verarbeitet. Bei einer Einladung erhalten wir Name, E-Mail-Adresse, berufliche Funktion und die zugewiesene Rolle bzw. Teamzuordnung von einer berechtigten Person deiner Organisation. Einladungen und erforderliche Zugangs- oder Rollenmitteilungen werden per E-Mail versendet. Für die Anmeldung kann der Browser Sitzungsdaten lokal speichern; die App verwendet diese, um dich wiederzuerkennen.

Ein Profilbild ist freiwillig. Hochgeladene Bilder werden verkleinert und ohne die ursprünglichen Bildmetadaten in einem privaten Supabase-Speicher abgelegt. Dein Bild wird in deinem persönlichen Bereich angezeigt, nicht im Team-Ranking. Du kannst es in den Einstellungen ersetzen oder entfernen.

Beim angemeldeten Gesprächstraining werden deine Antworten und der Gesprächskontext über unsere Serverfunktionen an OpenAI übermittelt. Auch die Auswertung nutzt OpenAI. Für den Übungsablauf werden außerdem Beginn, Einstellungen, Abschlussstatus und gegebenenfalls bereits erzeugtes Feedback gespeichert. Der genaue Gesprächs- und Chatverlauf wird bei Carei nicht dauerhaft gespeichert. Er wird während der Übung und zur Auswertung vorübergehend verarbeitet. Bei Abschluss speichert die App die Themen- und Schwierigkeitsauswahl, Rückmeldungen, Bewertungen und Punkte zusammen mit der Profil- und Organisationszuordnung in Supabase. Auch Zwischenfeedback kann zur zuverlässigen Bereitstellung gespeichert werden. Die Auswertung beschreibt deine fachliche Leistung; sie ist weiterhin personenbezogen. Die KI wird angewiesen, keine Gesprächszitate oder identifizierenden Angaben in das Feedback zu übernehmen.

Wenn du die optionale Spracheingabe startest, wird dein Mikrofon mit deiner Browserfreigabe aufgenommen. Nach dem Stoppen wird die Aufnahme zur Transkription an OpenAI übermittelt. Carei speichert die Audiodatei nicht dauerhaft. Der erkannte Text erscheint zunächst als bearbeitbarer Entwurf und wird erst durch dein Absenden Teil des Gesprächs. Für die Kostenübersicht speichern wir Modell, Tokenmengen und geschätzte Kosten ohne Gesprächsinhalt, mit technischer Konto- und Organisationskennung.

Beim optionalen Sprachgespräch wird dein Mikrofon nach deiner Browserfreigabe direkt über eine verschlüsselte Audioverbindung an OpenAI übertragen. Carei antwortet mit einer künstlich erzeugten Stimme. Erkannter Gesprächsinhalt wird vorübergehend als Text für den Wechsel zum Chat und die Auswertung verwendet; dieser Textverlauf wird nicht dauerhaft in der Carei-Datenbank gespeichert. Carei speichert keine Audioaufnahme; die optionale Aufzeichnung der Sprachsitzung bei OpenAI wird nicht aktiviert. Beim Verlassen oder Wechsel zum Chat wird der Mikrofonzugriff beendet. Zur Kostenübersicht werden zusätzlich die Sprachdauer und Modellkosten ohne Gesprächsinhalt, mit technischer Konto- und Organisationskennung erfasst.

Im Team-Ranking sehen andere Mitglieder desselben Teams deinen Alias, deine Punkte und die Zahl abgeschlossener Übungen. Der Alias ist eine pseudonyme Darstellung, keine garantierte Anonymität. Team-Admins können Profile und Einladungen ihres Teams verwalten; Super-Admins verwalten den gesamten Workspace. Die eingerichteten Datenbankrechte erlauben Super-Admins außerdem den Zugriff auf gespeicherte Übungen ihrer Organisation einschließlich Auswertungen, jedoch ohne gespeicherte Gesprächsverläufe. Die Carei-Plattformverwaltung besitzt gesonderte Verwaltungs- und Supportzugriffe. Betreiber und technische Dienstleister können im Rahmen ihrer Betriebsaufgaben auf die von ihnen verarbeiteten Daten zugreifen.

Für die interne Nutzungs- und Kostenanalyse erfassen wir Beginn und Status von AI-Anfragen, verwendete Funktionen (Sprachgespräch, schriftlicher Chat, Diktieren und Auswertung), Tokenmengen, Sprachdauer und geschätzte Kosten. Auch abgebrochene Anfragen werden berücksichtigt. Technische Konto- und Organisationskennungen ermöglichen die Zählung aktiver Nutzertage sowie die Trennung von interner Test- und Kundennutzung. Änderungen der bereitgestellten Nutzerbasis werden zeitlich erfasst. Diese Daten enthalten keine zusätzlichen Gesprächsinhalte, Audioaufnahmen, Namen oder E-Mail-Adressen. Die technischen Kennungen bleiben personenbezogen zuordenbar. Der aggregierte Nutzungsbericht steht ausschließlich der Carei-Plattformverwaltung zur Verfügung und dient nicht dem Team-Ranking.

Aus deinen Übungen werden persönliche Lernprioritäten, Fortschrittswerte, Level und Übungsserien abgeleitet. Die KI-Bewertungen sind Lernhilfen und können Fehler enthalten. Carei trifft damit keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen über deine Beschäftigung oder berufliche Zulassung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung.

Bitte nutze fiktive Fälle und gib auch im Chat oder Sprachtraining keine echten Gesundheitsdaten, vertraulichen Informationen oder Angaben zu identifizierbaren betreuten Personen ein. Die technische Mikrofonfreigabe im Browser ersetzt keine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage.

5. Schutz vor Missbrauch

Für Kontakt- und Wartelistenanfragen verwendet der Server die von Vercel bereitgestellte IP-Adresse, um einen täglich wechselnd abgeleiteten Hashwert zu bilden. In Supabase werden zeitlich begrenzte Zähler mit diesem Hashwert gespeichert. Die Roh-IP-Adresse und Nachrichtentexte werden nicht in diesen Zählertabellen gespeichert.

Die Zähler begrenzen die Zahl der Anfragen. Abgelaufene technische Zähler werden bei nachfolgenden Reservierungsaufrufen bereinigt. Anbieterprotokolle beim Hosting sind davon getrennt zu betrachten.

6. Cookies, Browserspeicher und Analyse

Wir setzen keine Werbe-Cookies, Werbe-Pixel oder Marketing-Tracker ein. Google Analytics ist nicht eingebunden. Die interne Nutzungs- und Kostenanalyse ist oben gesondert beschrieben. Die App verwendet technischen Browserspeicher für Anmeldung, Sitzung und gewählte Übungseinstellungen. Soweit das Speichern oder Auslesen für eine ausdrücklich gewünschte Funktion unbedingt erforderlich ist, erfolgt es ohne gesonderte Einwilligung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die unten genannten DSGVO-Rechtsgrundlagen. Ein Service Worker reicht Netzwerkanfragen weiter und legt keinen eigenen Offline-Inhaltscache an.

7. Schriftarten, Bilder, Videos und externe Links

Die Website nutzt Systemschriftarten. Bilder, Logos und Videos werden als eigene Website-Dateien über das Hosting ausgeliefert. Es sind keine externen Video-Player von Pexels oder YouTube eingebettet. Der Pexels-Bildnachweis ist ein normaler Link. Erst wenn du einen externen Link öffnest, rufst du die verlinkte Website auf.

8. Dienstleister und internationale Übermittlungen

Vercel stellt Hosting und Serverfunktionen bereit, Google Workspace verarbeitet unsere E-Mails, Supabase dient der Anmeldung, Datenbank und Speicherung von Profilbildern, OpenAI verarbeitet die für KI-Antworten, Transkription, Sprachgespräche und Auswertung erforderlichen Inhalte.

Auch bei einer Datenbankregion in Deutschland sind internationale Verarbeitungen, insbesondere in den USA, durch Anbieter und Unterauftragnehmer möglich. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung sämtlicher Daten wird damit nicht zugesichert.

Die veröffentlichten Auftragsverarbeitungsbedingungen von Vercel, Supabase, Google und OpenAI beschreiben die jeweiligen Pflichten und Mechanismen für internationale Übermittlungen, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln bzw. anwendbare Angemessenheitsbeschlüsse. Informationen und Kopien der für die konkrete Verarbeitung maßgeblichen Garantien kannst du unter hallo@carei.de anfragen.

Nach der OpenAI-Dokumentation zu API-Daten werden API-Inhalte standardmäßig nicht für das Modelltraining verwendet, sofern keine gesonderte Datenfreigabe aktiviert wird. Die in Carei ausgeschaltete optionale Speicherung einer Sprachsitzung ist nicht mit einer vollständigen Unterdrückung sämtlicher Anbieterprotokolle gleichzusetzen.

9. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die in den jeweiligen Abschnitten beschriebenen Daten werden für folgende Zwecke und auf folgenden Grundlagen verarbeitet:

• Website und Sicherheit: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigtes Interesse an der zuverlässigen Bereitstellung, Fehlerbehebung und Abwehr missbräuchlicher Nutzung.
• Kontakt und gewünschter Einstieg: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Anfrage einen Vertrag mit dir oder von dir gewünschte vorvertragliche Schritte betrifft. Bei anderen Anliegen, insbesondere einer Anfrage als Kontaktperson einer Organisation, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO mit dem Interesse an der Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage. Wartelistenangaben dienen der von dir gewünschten Kontaktaufnahme zum Einstieg.
• Persönlicher Zugang und Training: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit dies zur Erfüllung eines Nutzungsvertrags mit dir erforderlich ist. Soweit Carei die Bereitstellung und Verwaltung eines Organisationszugangs in eigener Verantwortung durchführt, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO mit dem Interesse, berechtigten Personen den gewünschten Trainingsdienst einschließlich Rückmeldungen und Lernverlauf bereitzustellen.
• Optionales Profilbild: Die Verarbeitung dient der von dir gewünschten Personalisierung. Bei einem Nutzungsvertrag mit dir ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, bei unserer eigenen Bereitstellung eines Organisationszugangs Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO mit dem Interesse an dieser Kontopersonalisierung.
• Teamfunktionen: Soweit wir Ranking und rollenbezogene Verwaltung in eigener Verantwortung bereitstellen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Organisation des gemeinsamen Trainings und der Darstellung des Lernfortschritts im Team. Die Sichtbarkeit richtet sich nach den oben beschriebenen Rollen.
• Interne Nutzungs- und Kostenanalyse: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigtes Interesse an Kostenkontrolle, Kapazitätsplanung und wirtschaftlichem Betrieb.
• Gesetzliche Pflichten: Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, soweit eine konkrete gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflicht besteht.

Für Verarbeitungen, die deine Organisation als Verantwortliche veranlasst, insbesondere den Einsatz im Beschäftigungs- oder Ausbildungskontext und die Verwendung von Ergebnissen, sind ergänzend deren Datenschutzinformationen und Rechtsgrundlagen maßgeblich. Eine Rechtsgrundlage für sämtliche Verwendungen durch Arbeitgeber ergibt sich nicht allein aus der Nutzung von Carei.

Die für Anmeldung und Zugang benötigten Angaben sind erforderlich, damit du die App nutzen kannst. Ohne die Pflichtangaben kann ein Formular nicht bearbeitet bzw. ein Zugang nicht bereitgestellt werden. Profilbild und Sprachfunktionen sind freiwillig; du kannst auch schriftlich trainieren.

10. Speicherdauer und Löschung

Für Kontaktanfragen ist die Bearbeitung einschließlich notwendiger Rückfragen maßgeblich, für Wartelistenangaben die gewünschte Vermittlung des Einstiegs oder die Beendigung dieses Wunsches. Vertragsbezogene Korrespondenz kann gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen.

Für Profil, Übungen und Lernverlauf ist maßgeblich, wie lange die Daten zur Bereitstellung des Zugangs und des persönlichen Trainingsverlaufs erforderlich sind. Die technische Zuordnung von Nutzungsdaten darf nur so lange bestehen bleiben, wie sie für die beschriebenen Betriebs- und Kostenzwecke benötigt wird. Eine Abmeldung oder Sperrung des Zugangs löscht diese Daten nicht automatisch.

Du kannst die Löschung deines Zugangs und der zugehörigen Daten unter hallo@carei.de beantragen. Dabei prüfen wir verbleibende Verarbeitungszwecke, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und gegebenenfalls erforderliche Nachweise für Rechtsansprüche. Dein Profilbild kannst du selbst in den Einstellungen entfernen.

Die Zähler für Kontakt- und Wartelistenanfragen laufen nach zwei bzw. 25 Stunden ab. Abgelaufene Einträge werden beim nächsten Reservierungsaufruf bereinigt; der Ablauf bedeutet daher nicht zwingend eine sofortige physische Löschung.

OpenAI beschreibt für die verwendeten Text- und Live-Sprachschnittstellen Sicherheitsprotokolle mit grundsätzlich bis zu 30 Tagen Aufbewahrung; längere Fristen können nach Anbieterangaben bei gesetzlichen Anforderungen oder zum Schutz vor Schäden gelten. Für die Datei-Transkriptionsschnittstelle nennt die Dokumentation keine Speicherung von Anwendungszustand oder Missbrauchsprotokollen. Diese anbieterbezogenen Fristen gelten unabhängig davon, dass Carei selbst keinen Gesprächsverlauf dauerhaft speichert. Die ausgeschaltete optionale Gesprächsspeicherung ersetzt keine gesonderte Vereinbarung über eine Verarbeitung ohne Aufbewahrung von Kundeninhalten (Zero Data Retention).

Für die im Vercel-Pro-Standardtarif einsehbaren Laufzeitprotokolle nennt Vercel eine Aufbewahrung von einem Tag. Diese Angabe bezieht sich auf diese Protokollart, nicht pauschal auf sämtliche Sicherheitsdaten oder Sicherungskopien des Anbieters. Erweiterte Protokollierungsangebote können andere Fristen vorsehen. Weitere Informationen: Vercel-Laufzeitprotokolle.

Vor der Umstellung gespeicherte Gesprächsverläufe wurden aus der aktiven Carei-Datenbank entfernt. Frühere Sicherungskopien können sie bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist noch enthalten. Bei einer Wiederherstellung muss die Bereinigung erneut angewendet werden. Anbieterprotokolle und Sicherungskopien unterliegen zusätzlichen dienst- und tarifabhängigen Fristen. Die Löschung eines aktiven Datensatzes bedeutet deshalb nicht automatisch die sofortige Entfernung aus allen Sicherungskopien.

11. Deine Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen kannst du Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Außerdem können dir ein Recht auf Datenübertragbarkeit und ein Widerspruchsrecht zustehen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Widerspruch: Gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO kannst du jederzeit aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht weiter, sofern nicht zwingende schutzwürdige Gründe deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Du kannst dich insbesondere an eine Aufsichtsbehörde an deinem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort eines vermuteten Verstoßes wenden. Eine Anlaufstelle für unseren Standort ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen.

Für Anfragen an die Betreiber: hallo@carei.de.

Stand: 1. Oktober 2026.